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Email Signature and Vacation Message

General guidelines

The font is Calibri.

Font size is 11.

Font size for all information below the logo is 10.

The logo is linked to www.jacobs-university.de

Name & Company name are bold.


The e-mail signature to be used is the following:
 

Name
Function                                                                                            (everyone, according to job profile), font size 11

(Academic) Department                                                                  (everyone, except for “Head of…”)

Focus Area                                                                                        (Academic Operations only)

                 

Jacobs University Bremen gGmbH

Campus Ring 1 | 28759 Bremen | Germany

Phone: +49 421 200 xxxx | Fax +49 421 200 49xxxx


m.mustermann@jacobs-university.de

www.jacobs-university.de

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Commercial registry: Amtsgericht Bremen, HRB 18117                                                                                                  Font size for everything below is 10

President / Chairman of the Executive Board (Vorsitzender der Geschäftsführung): Prof. Dr. Michael Hülsmann

Managing Director (Geschäftsführer): Dr. Michael Dubbert

Chairwoman of the Board of Governors (Aufsichtsratsvorsitzende): Lavinia Jacobs



Example:

Academic Operations

Business Operations / Business Services

Prof. Dr. Max Mustermann (resp. Max Mustermann, PhD)
Professor of Biology                                     

Life Sciences & Chemistry

Focus Area Health                                                                                        

 

Jacobs University Bremen gGmbH

Campus Ring 1 | 28759 Bremen | Germany

 

Phone: +49 421 200-1234 | Fax +49 421 200-491234

m.mustermann@jacobs-university.de

www.jacobs-university.de

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Commercial registry: Amtsgericht Bremen, HRB 18117

President / Chairman of the Executive Board (Vorsitzender der Geschäftsführung): Prof. Dr. Michael Hülsmann

Managing Director (Geschäftsführer): Dr. Michael Dubbert

Chairwoman of the Board of Governors (Aufsichtsratsvorsitzende): Lavinia Jacobs

Maxine Musterfrau

Communication Officer

Brand Management, Marketing & Communications                     

                                                                             

Jacobs University Bremen gGmbH

Campus Ring 1 | 28759 Bremen | Germany

 

Phone: +49 421 200-4321 | Fax +49 421 200-494321

m.musterfrau@jacobs-university.de

www.jacobs-university.de

Facebook | Youtube | Twitter | Instagram | Weibo

 

 

Commercial registry: Amtsgericht Bremen, HRB 18117

President / Chairman of the Executive Board (Vorsitzender der Geschäftsführung): Prof. Dr. Michael Hülsmann

Managing Director (Geschäftsführer): Dr. Michael Dubbert

Chairwoman of the Board of Governors (Aufsichtsratsvorsitzende): Lavinia Jacobs

 

To change your email signature in Outlook:

Copy the signature above. Open a new message in Outlook. Click on Signatures. Paste the appended signature into the signature field and adjust your name, function and personal extension number.

 

Out-of-office Assistant (Outlook):

As a general rule, automatic replies should be activated as soon as an employee of Jacobs University has no access to his / her mailbox for two working days or more. Out-of-office messages should be in English and German. They should contain a thank-you note, the out-of-office message itself, as well as the name of another contact person that can handle urgent cases.

 

The following out-of-office template is to be used from now on:

Vielen Dank für Ihre Nachricht.

Zurzeit bin ich nicht im Büro. Ab dem XX.XX.XX bin ich wieder für Sie erreichbar und beantworte Ihre Email. Bis dahin habe ich voraussichtlich keinen Zugang zu meinem Email-Postfach.

Ihre Nachricht wird nicht automatisch weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau / Herrn Mustermann:

Max Mustermann

Funktion

Phone: +49 421 200-xxxx

m.mustermann@jacobs-university.de

Mit freundlichen Grüßen

Vorname Nachname

***

Thank you for your email.

I am away from the office until Month, Day, Year.

During that time I will have no access to my emails. I will respond to your request as soon as possible after my return.

Your email is not forwarded automatically. In urgent cases please contact Mrs. / Mr. Mustermann:

Max Mustermann

Function

Phone: +49 421 200-xxxx

m.mustermann@jacobs-university.de

Best regards,

Full name

 

How to set such an out-of-office-reply:

https://teamwork.jacobs-university.de:8443/confluence/display/ircit/How+to+configure+a+vacation+message

 

Thank you for your collaboration!

 

+++ DEUTSCHE ÜBERSETZUNG +++

 

Liebe Jacobs Community,

 

Die einheitlich zu nutzende eMail Signatur ist die Folgende:

 

Name
Funktion                                                            (Jede/r gemäß Stellenprofil)   Schriftgröße 11

(Academic) Department                                    (Jede/r außer “Head of…”)

Focus Area                                                        (nur Academic Operations)

        

Jacobs University Bremen gGmbH

Campus Ring 1 | 28759 Bremen | Germany

 

Phone: +49 421 200-xxxx | Fax +49 421 200-xxxxxx

v.name@jacobs-university.de

www.jacobs-university.de

Facebook | Youtube | Twitter | Instagram | Weibo

 

Commercial registry: Amtsgericht Bremen, HRB 18117                                                                                      Schriftgröße 10 ab hier für alle folgenden Zeilen                                                                

President / Chairman of the Executive Board (Vorsitzender der Geschäftsführung): Prof. Dr. Michael Hülsmann

Managing Director (Geschäftsführer): Dr. Michael Dubbert

Chairwoman of the Board of Governors (Aufsichtsratsvorsitzende): Lavinia Jacobs


 

Anpassung der eMail Signatur:

Kopieren Sie die obige Signatur. Öffnen Sie eine neue Nachricht in Outlook. Klicken Sie auf Signaturen. Fügen Sie die kopierte Signatur in das Feld ein und ersetzen Sie darin Ihren Namen, Ihre Funktion und Ihre Durchwahl.

 

Abwesenheitsassistent (Outlook):

Generell sollte eine Abwesenheitsnotiz in Outlook aktiviert werden, sobald ein Mitarbeiter / eine Mitarbeiterin der Jacobs University länger als zwei Arbeitstage keinen Zugriff auf das Postfach hat. Die Abwesenheitsnotiz sollte immer auf Englisch und Deutsch sein. Sie soll einen Dank, die Abwesenheitsnachricht selbst und die Daten einer alternativen Kontaktperson beinhalten, die in dringenden Fällen helfen kann.

 

Ab jetzt gilt die folgende Vorlage für Abwesenheitsnotizen:

 

Vielen Dank für Ihre Nachricht.

Zur Zeit bin ich nicht im Büro. Ab dem XX.XX.XX bin ich wieder für Sie erreichbar und beantworte Ihre Email. Bis dahin habe ich voraussichtlich keinen Zugang zu meinem Email-Postfach.

Ihre Nachricht wird nicht automatisch weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau / Herrn Mustermann:

Max Mustermann

Funktion

Phone: +49 421 200-xxxx

m.mustermann@jacobs-university.de

Mit freundlichen Grüßen

Vorname Nachname

***

Thank you for your email.

I am away from the office until Month, Day, Year.

During that time I will have no access to my emails. I will respond to your request as soon as possible after my return.

Your email is not forwarded automatically. In urgent cases please contact Mrs. / Mr. Mustermann:

Max Mustermann

Function

Phone: +49 421 200-xxxx

m.mustermann@jacobs-university.de

Best regards,

Full name

 

How to set such an out-of-office-reply:

How to configure a vacation message (click on the link)


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